Kontinuierliche Verbesserung der Zollsysteme – Kostensenkungspotenzial für KMU

Die Schweiz erwirtschaftet jeden zweiten Franken im Ausland.[1] Deshalb ist es wichtig, dass der grenzüberschreitende Warenverkehr reibungslos läuft und die damit verbundenen administrativen Belastungen für die Firmen so weit wie möglich erleichtert werden. Unternehmen sind verpflichtet, Ein- und Ausfuhren bei der Eidg. Zollverwaltung (EZV) anzumelden. Dies ist mit Aufwand bzw. Kosten verbunden, entweder indem die Unternehmen die Zollformalitäten selber erledigen oder diese an einen Logistik-Spezialisten auslagern.

Zur administrativen Entlastung und Reduktion der Kosten hat das Parlament 2010 eine Motion zur kostengünstigen und unbürokratischen Abwicklung von Zollverfahren für Unternehmen – insbesondere KMU – verabschiedet.[2] Diese verlangt vom Bundesrat, dass er die Einrichtung eines interaktiven Internetportals zur elektronischen Zollabfertigung veranlassen soll. Dabei sei sicherzustellen, dass der Datenaustausch zwischen den Unternehmen und der EZV direkt über das Internet sowie der ganze Verzollungsprozess elektronisch bzw. medienbruchfrei erfolgt.

Die EZV, das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) sowie das Staatssekretariat für Wirtschaft (Seco) haben zur Erfüllung der Motion neben ihren laufenden Verbesserungsbestrebungen in einer Machbarkeitsstudie die aktuellen Verzollungsprozesse und Informationssysteme dargestellt. Die Studie zeigt die Möglichkeiten auf, den Unternehmen und speziell den KMU ein webbasiertes Zollportal mit umfassenden Funk­tionalitäten über den ganzen Verzollungsprozess hinweg anzubieten (Internetschnittstelle der zweiten Generation). Die Studie hat die technische Realisierbarkeit, die Kosten und die Zeitdauer der Umsetzung erhoben.[3]

Zollprozesse früher, heute und morgen

Früher mussten Unternehmen die Zollprozesse mit Hilfe von papierbasierten Formularen erledigen. Das konnte fehleranfällig und langwierig sein. Heute werden die meisten Zollanmeldungen elektronisch übermittelt. Hierzu bietet die EZV ein breites Spektrum an Funktionalitäten, die von den Zollkunden auf unterschiedliche Weise benutzt bzw. eingebunden werden können:

• Unternehmen mit vielen Importen und Exporten übermitteln Deklarationen ­direkt aus ihren Informationssystemen an die EZV-Systeme e-dec und NCTS[4]. Diese Dienste werden direkt in die eigenen elektronischen Prozesse eingebunden (System-zu-System-Kommunikation). Sie richten sich hauptsächlich an Spediteure und Grossunternehmen.
• Unternehmen, die ihre Systeme nicht mit jenen des Zolls integriert haben, können über e-dec web Einfuhren und Ausfuhren unverbindlich anmelden und über das Dokument GUI digital signierte rechtsgültige Mehrwertsteuer- und Zoll-Veranlagungsverfügungen beziehen. Die Applikation wird von der EZV frei zugänglich und ohne Registrierung angeboten. Sie ist geeignet für Unternehmen, die gelegentlich Verzollungen vornehmen.

In naher Zukunft sollen alle Zollanmeldungen und Veranlagungsverfügungen elektronisch erfolgen.

Bestehende Lücken für KMU schliessen

Für Unternehmen, die regelmässig importieren oder exportieren, aber aus Kostengründen keine eigenen Informationssysteme mit Anbindung an die Zoll-Services wollen, sind die bestehenden Verzollungslösungen der EZV nicht geeignet. Dabei handelt es sich vor allem um KMU. Die Analyse der Machbarkeitsstudie zeigt auf, dass e-dec web zwar zum Ziel beiträgt, die administrativen Hürden zu senken, aber keine vollwertige Verzollungslösung darstellt. Bestimmte nützliche Funktionalitäten – wie Eingabehilfen beim Ausfüllen einer Zollanmeldung oder der Zugriff auf frühere Deklarationen – stehen den Unternehmen nicht zur Verfügung. Der Zugang zu den Systemen der EZV kann deshalb mittels eines ausgebauten Web-Portals weiter verbessert werden. Die bestehenden Lösungen sollen so erweitert werden, dass sie die Bedürfnisse von KMU stärker berücksichtigen.

Kontinuierliche Verbesserung der ­Prozesse und Zoll-Systeme

Bei der EZV laufen aktuell verschiedene Projekte, die zu Verbesserungen bei der Abwicklung von Zollverfahren führen. Einige dieser Projekte weiten die Möglichkeiten der elektronischen Verzollung aus. Bei anderen stehen Prozessoptimierungen im Zentrum.

Die in der Studie beschriebene Vision ist es, möglichst einfache, weitgehend digitalisierte und automatisierte Prozesse für die Zollkunden anzubieten. Unternehmen sollen auch ohne eigene Informationssysteme über eine Lösung der EZV alle für sie relevanten Transaktionen zur Erledigung von Verzollungen elektronisch abwickeln können. Medienbrüche im Verzollungsprozess sollen vermieden werden. Der physische Warenfluss soll beim Grenzübertritt so schnell wie möglich ablaufen.

Um KMU ohne eigene Informationssysteme die Möglichkeit zu geben, alle Zollformalitäten webbasiert zu erledigen, soll ein Zoll-Portal bereitgestellt werden (siehe Grafik 1). Dieses beinhaltet schon existierende Web-Anwendungen und Services und kann im bestehenden gesetzlichen Rahmen umgesetzt werden. Daneben soll es auch Funktionalitäten enthalten, die bisher den Zollkunden noch nicht von der EZV in einer integrierten Art und Weise in einem webbasierten Portal zugänglich gemacht werden. So könnte ein solches Portal die Selbstregistrierung bei der Zollkundenverwaltung, die Zollanmeldung, die elektronische Veranlagungsverfügung, die Einsicht in frühere Zollanmeldungen und nicht zuletzt die Zahlung und die Bewirtschaftung des Kontostands (E-Payment) anbieten. Weitere vorgeschlagene Massnahmen zur Verbesserung der Zollformalitäten sind:

• Vereinfachung der Erfassung von Zollanmeldungen;
• Erhöhung der Bekanntheit bestehender Schnittstellen zu Zoll-Services;
• Eliminierung von Medienbrüchen durch Bereitstellung mobiler Applikationen.

Die verschiedenen Massnahmen können zum grössten Teil unabhängig voneinander realisiert werden, das heisst die Umsetzung kann auch parallel erfolgen. Zur administrativen Entlastung der Unternehmen sollten alle Massnahmenpakete umgesetzt werden, unter Berücksichtigung schon laufender oder geplanter Projekte der EZV.

Die zollexternen Kosten für die technische Implementierung eines solchen Portals werden in der Studie mit 700 000 bis 1 350 000 Franken geschätzt. Für die Umsetzung wurde mit 26 bis 54 Personenmonaten gerechnet. In diesen Kosten sind weder die zollinternen Kosten (Ressourcen für das Projekt seitens EZV) noch die wiederkehrenden Aufwände für den laufenden Betrieb der Lösung enthalten. Auch eventuell anfallende Kosten für organisatorische Anpassungen auf Seiten der EZV sind nicht berücksichtigt.

Weitere Erleichterungen für KMU ­wären wünschbar

KMU können schon heute von einigen informationstechnischen Möglichkeiten zur Abwicklung der Ein- und Ausfuhren profitieren. So ermöglicht die Zollkundenverwaltung die Selbstregistrierung und Verwaltung durch Unternehmen. Trotzdem besteht weiteres Optimierungs- und Kostensenkungspotenzial. Es ist zu hoffen, dass die Entwicklung beim Bund weiter vorangetrieben wird. So kann die Wettbewerbsfähigkeit des Wirtschaftsstandorts Schweiz gestärkt werden.

1. Eidgenössische Zollverwaltung (2014): Homepage http://www.ezv.admin.ch []
2. Das Schweizer Parlament (2010): Motion 10.3949 – Kostengünstige und unbürokratische Abwicklung von Zollverfahren auch für KMU (Motion Noser). []
3. Hüsemann, Stefan (2012): Zollverfahren: Machbarkeitsabklärung Internet-Schnittstelle zweiter Generation, Bern: Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO), Bericht verfügbar unter: http://www.seco.admin.ch, Themen, Standortförderung KMU-Politik. []
4. New Computerized Transit System. []