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Ziel von E-Government ist es, die Verwaltungstätigkeit dank des Einsatzes der Informations- und Kommunikationstechnologien so bürgernah, effizient und wirtschaftlich wie möglich zu gestalten. Mit einer nationalen Strategie soll der gemäss verschiedenen Studien festgestellte Rückstand der Schweiz in diesem Bereich wettgemacht werden. Entscheidend für die Umsetzung der Strategie ist, dass die Akteure aller föderalen Stufen am selben Strick ziehen. Zur Überwachung der Umsetzung wird deshalb ein hochrangiger, paritätisch zusammengesetzter Steuerungsausschuss eingesetzt. Eine beim Informatikstrategieorgan Bund (ISB) angesiedelte Geschäftsstelle wird die Arbeiten koordinieren und die notwendige Transparenz schaffen.

Im diesjährigen E-Government-Report, den die Beratungsfirma Capgemini im Auftrag der EU-Kommission regelmässig erstellt, liegt unser Land wiederum auf den hintersten Rängen. Vgl. www.ch.capgemini.com/m/ch/tl/EU_eGovernment_Report_2007 .pdf. Die Methode wurde für Zentralstaaten entwickelt und ist bei stark föderalistischen Systemen ziemlich aufwändig. Trotz Bedenken bezüglich der Methodik muss das schlechte Abschneiden ernst genommen werden. Gemessen wird in der Studie der Online-Umsetzungsgrad bei 20 wichtigen öffentlichen Leistungen für Unternehmen und die Bevölkerung, wie beispielsweise das Einreichen der Steuererklärung, die Meldung eines Umzugs oder die Abwicklung von Zolldeklarationen.

Komplexe Verwaltungsprozesse als Herausforderung

Wo liegt das Problem? Offenbar bekundet die hoch technologisierte Schweiz bei der Umsetzung von E-Government grössere Mühe als Länder wie Slowenien, Portugal oder Estland. Und dies, obwohl andere Indikatoren zur Informationsgesellschaft – z.B. Computerdichte, Breitbandabdeckung, IKT-Ausgaben – auf einen hohen Entwicklungsstand der Schweiz hinweisen. Vgl. www.infosociety-stat.admin.ch. Eine wichtige – wenn auch nicht die alleinige – Ursache für das schlechte Abschneiden der Schweiz im E-Government ist die besonders ausgeprägte föderalistische Struktur des Landes. Das schweizerische Verwaltungssystem beinhaltet sehr viele, teilweise sehr kleine (teil-)autonome Verwaltungseinheiten. Für die Erbringung diverser öffentlicher Leistungen, für die in anderen Ländern eine zentrale Stelle zuständig ist, sind in der Schweiz häufig 26 Kantone oder rund 3000 Gemeinden zuständig – oft sind auch mehrere Stufen in den Prozess involviert. Die elektronische Abwicklung dieser organisationsübergreifenden Verwaltungsprozesse ist komplex und erfordert viel Koordination und Abstimmung.

Verwaltungskunden im Fokus

Die Unternehmen und die Bevölkerung erwarten von der Verwaltung eine effiziente und flexible Behandlung ihrer Anliegen – über organisatorische Grenzen und föderale Ebenen hinweg. Ein Unternehmensgründer beispielsweise möchte seine Firma an einer zentralen Stelle anmelden und damit automatisch bei allen relevanten Behörden registriert sein. Bei einem Umzug möchten Privatpersonen sich nicht an diversen staatlichen Stellen ab- und dann wieder anmelden müssen, sondern möglichst nur einmal. Unternehmen würden durch eine bedarfsgerechte elektronische Einreichung ihrer Mehrwertsteuerabrechnung merklich von administrativem Aufwand entlastet. Diesen Ansprüchen der «Verwaltungskunden» will die nationale E-Government-Strategie gerecht werden. Angesichts der dezentralen föderalistischen Verwaltungsstruktur ist die Orientierung an gemeinsamen Prioritäten und grösstmögliche Transparenz über die organisationsübergreifenden Aktivitäten zwingend. Die E-Government-Strategie Schweiz verfolgt – in der Reihenfolge ihrer Bedeutung – drei Ziele:  1. Die Wirtschaft wickelt den Verkehr mit den Behörden elektronisch ab.  2. Die Behörden haben ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch.  3. Die Bevölkerung kann die wichtigen, häufigen oder mit grossem Aufwand verbundenen Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln.

Priorisierung von Leistungen und Voraussetzungen

In erster Priorität sollen diejenigen öffentlichen Leistungen elektronisch angeboten werden, bei denen der daraus resultierende Nutzen für externe Zielgruppen sowie für die Verwaltung am höchsten ist. Erfahrungen zeigen, dass die grösste Wirkung im Bereich Government to Business (G2B) erzielt werden kann. Einerseits fallen hier die Transaktionen häufiger und regelmässiger an als bei Bevölkerungskontakten, und anderseits werden neue elektronische Angebote seitens der Wirtschaft meist rasch genutzt. Aber nur wenn die Leistungen auch verwaltungsintern über Organisationsgrenzen hinweg elektronisch ablaufen, können massgebliche Effizienzgewinne erzielt werden. Das gesamte Verwaltungssystem sowie die externen Zielgruppen profitieren von rascher, flexibler Geschäftsabwicklung. Damit die priorisierten öffentlichen Leistungen elektronisch abgewickelt werden können, müssen eine Reihe von Voraussetzungen erfüllt sein. Die Bereitstellung dieser Voraussetzungen betrifft oft rechtliche, prozessuale, organisatorische oder technische Aspekte zugleich. Ein Beispiel dafür ist die Einführung eines einheitlichen Personenidentifikators. Zahlreiche Verwaltungen und Register tauschen im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften Personendaten untereinander aus. Dieser Datenaustausch erfolgt heute mangels einer sicheren und eindeutigen Identifikation der Personen noch mehrheitlich manuell. Mit einem übergreifenden Identifikator kann der Datenaustausch automatisiert erfolgen. Damit kann ein erheblicher Effizienzgewinn bei gleichzeitiger Verbesserung der Datenqualität erzielt werden.  Dasselbe Problem besteht auch bei Unternehmungen. Auf Bundesebene führen derzeit diverse Stellen ihre eigenen Unternehmensregister mit unterschiedlichen Identifikationssystemen – so z.B. das Betriebs- und Unternehmensregister (BUR), das Handelsregister oder die Mehrwertsteuernummern. Der Bundesrat hat das Bundesamt für Statistik (BFS) beauftragt, bis Ende 2007 ein Realisierungskonzept für die einheitliche Unternehmensidentifikationsnummer zu erstellen.

Übergreifendes System E-Government Schweiz

Die Umsetzung der Strategie soll dezentral, aber koordiniert und unter der Aufsicht eines hochrangigen, paritätisch zusammengesetzten Steuerungsausschusses erfolgen. Der Steuerungsausschuss besteht aus insgesamt neun Mitgliedern, nämlich je drei Vertreterinnen oder Vertreter des Bundes, der Kantone und der Städte bzw. Gemeinden. Der Bundesrat hat den Vorsteher des Eidg. Finanzdepartements, die Vorsteherin des Eidg. Volkswirtschaftsdepartements sowie die Bundeskanzlerin als Vertreterinnen und -vertreter des Bundes in dieses Gremium delegiert. Die Konferenz der Kantonsregierungen (KdK) hat zwei Regierungsräte und einen Staatsschreiber, der Schweizerische Gemeindeverband zusammen mit dem Städteverband drei Gemeindepräsidenten als Vertreter in den Steuerungsausschuss ernannt. Somit ist eine Steuerung auf höchster politischer Stufe gewährleistet. Ein durch den Steuerungsausschuss gewählter Expertenrat mit maximal neun Fachleuten aus Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft wird die Umsetzung beratend begleiten. Zur Koordination der Arbeiten wird eine beim Informatikstrategieorgan Bund (ISB) angesiedelte Geschäftsstelle (E-Gov Schweiz) geschaffen, welche als Stabsstelle den Steuerungsausschuss und den Expertenrat unterstützt.  Die Zusammensetzung, Organisation und Aufgaben dieser Gremien sind in einer «Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz» geregelt, welche der Bundesrat am 29. September 2007 verabschiedet hat, nachdem sie in der Plenarversammlung der KdK am 22.Juni gutgeheissen wurde. Durch ihre Unterschrift geben die Partner eine starke Absichtserklärung für ein gemeinsames Vorgehen zur Umsetzung von E-Government in der Schweiz ab.

E-Gov Schweiz schafft Transparenz

Treibende Kraft bei der Umsetzung sind die so genannten federführenden Organisationen, welche die priorisierten Vorhaben schlussendlich durchführen. Sie sind darauf angewiesen, dass das neu etablierte System E-Government Schweiz Transparenz schafft. Die Akteure müssen wissen, wer an welchen Vorhaben arbeitet und inwiefern sie durch die Arbeiten der anderen betroffen sind. Insbesondere bei den Voraussetzungen ist diese Transparenz von zentraler Bedeutung. Federführende Organisationen, welche E-Government-Leistungen anbieten wollen, benötigen Kenntnis davon, auf welchen Voraussetzungen sie ihre Arbeit aufbauen können. Prozesse müssen harmonisiert, Infrastrukturen oder generische Dienste zentral oder gemeinsam bereitgestellt werden.  Mit der Entwicklung eines online einsehbaren Vorhaben-Portfolios will die Geschäftsstelle E-Gov Schweiz, welche beim ISB momentan aufgebaut wird, diesem Bedarf nach Transparenz und Koordination gerecht werden. Dieses Portfolio-Instrument soll einerseits dazu dienen, einen Überblick über die laufenden und geplanten Vorhaben zu geben; anderseits sollen Zusammenhänge und Abhängigkeiten sowie zeitliche und finanzielle Dimensionen aufgezeigt werden.

Katalog priorisierter Vorhaben

Eines der zentralen Umsetzungsinstrumente der Strategie ist der Katalog priorisierter Vorhaben. Der Katalog bezweckt eine Fokussierung der gesamtschweizerischen Arbeiten und dokumentiert, an welchen E-Government-Leistungen und -Voraussetzungen schwerpunktmässig gearbeitet wird. Er wird regelmässig durch den Steuerungsausschuss beurteilt und bei Bedarf aktualisiert und publiziert. Der Katalog listet diejenigen öffentlichen Leistungen auf, bei welchen der Nutzen einer elektronischen Abwicklung für die externen Zielgruppen sowie verwaltungsintern am grössten ist. Mit der elektronischen Umsetzung der nachfolgend aufgelisteten Leistungen sollten die Unternehmen massgeblich von nicht wertschöpferischem Aufwand entlastet werden: – Beantragen einer Baubewilligung; – Anmeldung von Unternehmen bei den relevanten Behörden; – Übertragung der Lohndaten an die zuständigen Stellen; – Meldung von Mitarbeitenden an die Ausgleichskassen; – Abwicklung von Zoll-, Einfuhr- und Ausfuhrformalitäten; – Abwicklung öffentlicher Ausschreibungen inkl. Einreichung und Evaluation der Angebote; – Bestellung und Bezug von amtlichen Bestätigungen, beglaubigten Registerauszügen und Personenstandsausweisen (Handels-, Betreibungs-, Straf- und Zivilstandsregister, Grundbuch); – Zugang zu Geobasisdiensten mit interaktiven Kartenanwendungen.  Ausserdem enthält der Katalog die Voraussetzungen, welche für elektronische Abwicklung der priorisierten Leistungen geschaffen werden müssen.

Fazit und Ausblick

Mit der Verabschiedung der nationalen Strategie und der dazu gehörenden Rahmenvereinbarung zwischen Bund und Kantonen konnten in diesem Jahr die bisher fehlenden politischen Voraussetzungen für eine koordinierte – und demnach beschleunigte – Umsetzung von E-Government in der Schweiz geschaffen werden. Die Herausforderungbei der Umsetzung wird sein, die für die priorisierten Vorhaben federführenden Organisationen zu bestimmen und die Finanzierung für die Umsetzung der Vorhaben sicherzustellen. Die Geschäftsstelle E-Government im ISB wird die Umsetzung der Arbeiten koordinieren, Transparenz gewährleisten, einen Überblick über die laufenden Aktivitäten sicherstellen und die federführenden Organisationen begleiten. Weitere Informationen: www.isb.admin.ch/themen/egovernment .

Leiter Bereich E-Government, Informatikstrategieorgan des Bundes ISB, Bern

Beraterin, BHP - Brugger und Partner AG, Zürich

Leiter Bereich E-Government, Informatikstrategieorgan des Bundes ISB, Bern

Beraterin, BHP - Brugger und Partner AG, Zürich