Die Einführung einer einheitlichen Unternehmens-Identifikationsnummer für die Schweiz

Im Januar 2011 hat das Bundesamt für Statistik (BFS) mit der Einführung der neuen, übergreifenden Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) begonnen. Die UID wird die in der öffentlichen Verwaltung existierenden Unternehmensidentifikatoren schrittweise ersetzen. Die einheitliche Identifikation von Unternehmen erlaubt eine koordinierte Datennutzung und trägt zum Abbau von Doppelspurigkeiten bei. Dadurch werden zahlreiche administrative Prozesse zwischen den Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung sowie innerhalb der Verwaltung vereinfacht. Die UID spielt im Zusammenhang mit der elektronischen Geschäftsabwicklung und dem Aufbau neuer E-Government-Anwendungen eine wichtige Rolle. Sie trägt somit zu einer massgeblichen Entlastung der Unternehmen und der Verwaltung bei.

Am 1. Januar 2011 ist das Bundesgesetz über die Unternehmens-Identifikationsnummer
SR 431.03. (UIDG) in Kraft getreten. Damit ist die Grundlage zur schweizweiten Einführung einer einheitlichen und eindeutigen UID geschaffen worden. Parallel zur Erarbeitung der Rechtsgrundlagen hat das BFS ein zentrales und teilweise öffentlich zugängliches Unternehmensregister – das UID-Register – aufgebaut. Im UID-Register, das seinen Betrieb im Januar 2011 aufgenommen hat, werden die UID zusammen mit den wichtigsten Identifikationsmerkmalen der Unternehmen – wie Name oder Firma, die offizielle Sitzadresse sowie Hinweise auf bisherige Handelsregister- oder Mehrwertsteuer-Nummern – geführt. Öffentlich einsehbar sind diese Merkmale nur von Unternehmen, die bereits in einem öffentlichen Register (z.B. Handelsregister) eingetragen sind oder der Publikation der Daten zugestimmt haben. Die UID wird schrittweise die zahlreichen heute in der Verwaltung verwendeten Identifikationsnummern (Handelsregister-Nummer, MWST-Nummer, AHV-Abrechnungsnummer etc.) ersetzen. Damit wird die Zusammenarbeit zwischen den Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung einfacher und effizienter und die Unternehmen werden entsprechend entlastet.

UID-Einheiten

Damit die UID wirkungsvoll genutzt werden kann, ist es wichtig, dass die Gesamtheit aller Wirtschaftsakteure möglichst umfassend durch die UID abgedeckt wird. Um diesem Anspruch zu genügen, wurde die Unternehmensdefinition im Rahmen des UIDG bewusst weit gefasst. Als UID-Einheiten gelten sowohl natürliche als auch juristische Personen, die in der Schweiz eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, sowie andere organisatorische oder institutionellen Einheiten, die aus rechtlichen, administrativen oder statistischen Gründen identifiziert werden müssen.Zu Beginn enthält das UID-Register alle im Handelsregister eingetragenen aktiven Unternehmen. Im Laufe der kommenden Monate wird es kontinuierlich erweitert, bis die Gesamtheit aller Unternehmen und Verwaltungsstellen erfasst ist. Allen registrierten Einheiten wird ihre UID schriftlich mitgeteilt; gleichzeitig werden sie über die UID und die damit verbundenen Rechte und Pflichten informiert.

UID-Stellen

Die Alimentierung und Aktualisierung des UID-Registers erfolgt im Rahmen bereits bestehender Verwaltungsprozesse – so etwa bei den Steuern, beim Handelsregister oder bei der Abrechnung von AHV-Beiträgen. Für die Unternehmen entstehen dadurch keine neuen Pflichten. Dafür spielen die betroffenen Verwaltungsstellen eine wichtige Rolle bei der Erfassung neuer Einheiten und der Aktualisierung des Registers. Alle Verwaltungsstellen auf den Stufen Bund, Kanton und Gemeinde sowie mit öffentlich-rechtlichen Aufgaben betraute private und öffentliche Anstalten, die Datensammlungen zu UID-Einheiten und entsprechende Kontakte mit Unternehmen führen, werden als UID-Stellen bezeichnet. Diese Stellen sind verpflichtet, dem UID-Register die für die Nachführung benötigten Informationen zu melden. Weiter müssen sie die UID als Identifikator anerkennen, die UID in ihren Datensammlungen führen und sie im Datenaustausch mit UID-Stellen und -Einheiten verwenden.Die Einführung der UID ist für die UID-Stellen mit einem Initialaufwand verbunden. Allenfalls können Anpassungen von IT-Applikationen, Datensammlungen oder Prozessen erforderlich sein. Da aber nicht alle UID-Stellen die gleiche Bedeutung für das UID-Register haben und zudem die Anpassungs- und Betriebskosten möglichst gering gehalten werden sollen, hat ein Grossteil der UID-Stellen reduzierte Pflichten wahrzunehmen. UID-Stellen mit reduzierten Pflichten müssen einzig die UID als Identifikator anerkennen. Mit der Anerkennungspflicht wird sichergestellt, dass die Unternehmen sich auch wirklich bei allen Behördenkontakten mit der UID identifizieren können. Für die UID-Stellen gilt eine generelle Einführungsfrist von 5 Jahren. Damit jedoch rasch ein möglichst breiter Nutzen aus der UID erzielt werden kann, wurde bei bedeutenden Registern – z.B. Handelsregister oder MWST – die Einführungsfrist auf 3 Jahre verkürzt. Die Verwendung der UID wird somit anfänglich auf bestimmte wichtige Behördenkontakte begrenzt sein. Sukzessive kommen weitere UID-Stellen hinzu, bis spätestens nach 5 Jahren die UID bei allen Behördenkontakten verwendet werden kann.

Ablösung bestehender Nummernsysteme

Damit die UID ihre Wirkung als einheitlicher Identifikator voll entfalten kann und insbesondere für die Wirtschaft zu den angestrebten Vereinfachungen führt, werden die in der öffentlichen Verwaltung verwendeten Unternehmensidentifikatoren durch die UID sukzessive abgelöst. Unter anderem wird die UID die Firmennummer des Handelsregisters (HR-Nummer) ersetzen. Um dies zu bewerkstelligen, wurde jeder HR-Nummer exakt eine UID zugewiesen. Die Einführung der UID hat aber keinerlei Einfluss auf die Aufgaben und die Funktion der Handelsregister. Die Umstellung von der HR-Nummer auf die UID ist ein komplexer Prozess, da 28 kantonale Handelsregisterämter, das Eidgenössische Handelsregisteramt (Ehra) und das Schweizerische Handelsamtsblatt (Shab) die Einführung der UID bis Ende 2013 vollziehen müssen. Die kantonalen Handelsregisterämter entscheiden – innerhalb der vorgegebenen Frist – individuell, wann die Ablösung stattfinden wird. Nach der Umstellung in einem kantonalen Amt wird die UID der darin eingetragenen aktiven Rechtseinheiten mittels einer elektronischen Sammelpublikation im Shab bekannt gemacht und damit die heutige HR-Nummer offiziell durch die UID ersetzt.Seit Januar 2011 kann die UID bereits als MWST-Nummer verwendet werden. Es gilt eine Übergangsfrist von 3 Jahren, in der wahlweise die alte 6-stellige MWST-Nummer oder die UID benutzt werden kann. Ab dem 1. Januar 2014 ist ausschliesslich die UID zu verwenden. Zur Ablösung der MWST-Nummer werden die betroffenen Unternehmen durch die Hauptabteilung MWST informiert.Weitere in der öffentlichen Verwaltung verwendete Identifikatoren für Unternehmen sollen ebenfalls durch die UID abgelöst werden. Unter anderem wird die UID als Identifikator im Import/Export-Bereich verwendet werden können oder die AHV-Abrechnungsnummer ablösen.

Auswirkungen auf die Unternehmen

Für die Wirtschaft sind die Einführungskosten der UID gering, da den Unternehmen keine neuen Pflichten auferlegt werden und die erforderlichen Informationen für die Unternehmensidentifikation im Rahmen der ordentlichen Verwaltungskontakte erfasst und nachgeführt werden. Die grösste Auswirkung ist durch die Ablösung der MWST-Nummer durch die UID zu erwarten. Dabei sind Anpassungen bei Dokumenten und Formularen gemäss den Vorschriften der MWST vorzunehmen. Im Kontext von E-Government spielt die UID eine wichtige Rolle, da beim elektronischen Geschäftsverkehr die eindeutige Identifikation von Unternehmen für viele Verwaltungsprozesse zwingend notwendig ist. Die UID ist in diesem Zusammenhang eine zentrale Infrastrukturkomponente für alle Aufgaben in Wirtschaft und Verwaltung, in denen die Identifikation und Referenzierung von Unternehmen erforderlich ist. Dank der UID können Systeme entwickelt werden, die eine rein elektronische Abwicklung von administrativen Prozessen ermöglichen. Damit können Papierberge abgebaut, Prozesse beschleunigt und Fristen verkürzt werden. Die UID hilft mit, das beachtliche Nutzenpotenzial der Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) weiter zu erschliessen und leistet dadurch einen Beitrag zur Attraktivitätssteigerung des Wirtschaftsstandorts Schweiz.

Kasten 1: Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen

– http://www.uid.admin.ch: UID-Register.– http://www.uid.ch: Internetauftritt zur UID mit aktuellen Informationen rund um die UID.– http://www.estv.admin.ch: Internetauftritt der Eidgenössischen Steuerverwaltung mit Informationen betreffend die Ablösung der MWST-Nummer.