Die Informationstechnologie ist in der \u00f6ffentlichen Verwaltung zu einem zentralen Erfolgs- und Standortfaktor geworden. Damit Kantone und St\u00e4dte die zuk\u00fcnftigen IT-M\u00f6glichkeiten optimal nutzen k\u00f6nnen, m\u00fcssen Sie bereits heute die Weichen richtig stellen. Themen wie E-Government und Open Government sind nicht bloss Hypes, sondern Realit\u00e4t, deren Umsetzung sogar durch Bundesvorgaben gefordert wird. Ebenso best\u00e4tigen aktuelle Projekte, dass die Optimierung des IT-Betriebs in der Verwaltung grosse Beachtung findet.
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\nDie CSP hat im Rahmen zahlreicher Beratungs- und Projektmandate in der \u00f6ffentlichen Verwaltung festgestellt, dass aktuelle, systematisch aufbereitete und allen zug\u00e4ngliche Erfahrungen fehlen. Dem gegen\u00fcber steht von Seite der \u00f6ffentlichen Verwaltung der Wunsch nach branchenspezifischen Erfahrungswerten, die ohne wissenschaftlichen Anspruch den Stand und die erwartete Informatikentwicklung wiedergeben. Ziel der CSPstudy war es deshalb, Erkenntnisse zur aktuellen Situation und Erwartungen zu IT-Trends in der \u00f6ffentlichen Verwaltung zu erheben und aufzubereiten. Die Erhebung fand im zweiten und dritten Quartal 2011 statt. Die CSPstudy repr\u00e4sentiert rund 61% der Kantone der deutschen Schweiz. Ebenso haben einige gr\u00f6ssere St\u00e4dte an der Umfrage und an den pers\u00f6nlichen Interviews teilgenommen.
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\nAlle befragten Verwaltungen verf\u00fcgen \u00fcber eine dokumentierte IT-Strategie und \u00fcber Aussagen betreffend E-Government. In der H\u00e4lfte der F\u00e4lle ist die IT-Strategie gar im Internet \u00f6ffentlich publiziert und von extern einsehbar. Bei der Strategieerarbeitung wirken oft \u00fcbergreifende Gremien mit. Die IT-Abteilung der Verwaltungen definiert die IT-Strategie nie alleine. Obwohl die IT-Strategie meist laufend weiterentwickelt wird, wird die Zielerreichung resp. der Stand der Umsetzung kaum gemessen. Ein erfolgreiches IT-Strategiecontrolling fehlt praktisch \u00fcberall. Nur selten sind konkrete und aussagekr\u00e4ftige Messgr\u00f6ssen und Kennzahlen dazu definiert.
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\n\u00dcber die H\u00e4lfte aller IT-Leistungen werden bei den befragten Verwaltungen durch die zentrale IT-Abteilung erbracht. Zuk\u00fcnftig scheint sich der Trend zu vermehrter Zentralisierung von standardisierbaren IT-Leistungen sogar noch zu verst\u00e4rken. Ebenso wird die Beschaffung von IT-Mitteln (Hard- und Software) zunehmend zentral gesteuert. Ziel ist die Realisierung von Kostenersparnissen und Synergieeffekten. Bei verwaltungs\u00fcbergreifenden, strategischen IT-Entscheidungen kommt meist ein IT-Steuerungsgremium zum Zug. Die Zusammensetzung dieses Gremiums ist stark von dessen Aufgaben und Zust\u00e4ndigkeiten abh\u00e4ngig.Die IT-Budgets in den Verwaltungen steigen weiterhin. Dabei wird betont, dass heute \u00fcberproportional mehr Leistung f\u00fcr die eingesetzten Finanzmittel geboten werden kann.
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\nDie befragten Verwaltungen betreiben meist zentrale Rechenzentren. In seltenen F\u00e4llen werden Rechenleistungen von extern bezogen. Um die Komplexit\u00e4t zu reduzieren, wird die Konsolidierung der Rechenzentren auch zuk\u00fcnftig voranschreiten.Verwaltungen gehen vor allem dort Kooperationen und Outsourcing ein, wo intern wenig bis keine Ressourcen und Kompetenzen vorhanden sind. Sie erwarten durch diese Kooperationen vor allem Synergien und Kostenoptimierung. In der Regel wird klar vorgeschrieben, welche Leistungen bei der zentralen IT bezogen werden m\u00fcssen. Eine Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungen existiert nur beschr\u00e4nkt. Meist handelt es sich dabei um einen informellen Informationsaustausch und nicht um eine effektive Kooperation. Die Verwaltungen rechnen aber damit, dass zuk\u00fcnftig vermehrt Kooperationen n\u00f6tig werden.
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\nDie befragten Verwaltungen orientieren sich nur grob an ihren Branchenkollegen. Dieser Vergleich erfolgt themenspezifisch, und es wird f\u00fcr jeden Fall die passende Referenz herausgepickt. Neben branchennahen Vergleichen erfolgen zunehmend Beobachtungen branchenfremder Vertreter wie gr\u00f6sserer Industriebetriebe oder Banken. Diese haben bereits gewisse Themen \u2013 wie z.B. die Zentralisierung der IT oder den Aufbau eines Service Managements \u2013 durchlaufen. Die \u00f6ffentliche Verwaltung hofft, von deren Erfahrungen profitieren zu k\u00f6nnen.Gleichzeitig zeigt die Studie, dass den Verwaltungen diverse Benchmarking-Informationen fehlen und die zur Verf\u00fcgung stehenden Daten oft nur schwer auf die eigene Situation adaptierbar sind.
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\nDie Aussagen in den Interviews wie auch unsere grosse Erfahrung aus zahlreichen Projekten lassen in zwei Bereichen besonderen Handlungsbedarf erkennen.
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\nDas Thema Projektportfolio-Management wird aktuell nur von wenigen Verwaltungen durchg\u00e4ngig verfolgt. Alle Befragten f\u00fchren zwar ein Projektportfolio; doch meist wird dieses nur im Rahmen der Budgetierung verwendet. Ein durchg\u00e4ngiges Controlling und eine aktive Steuerung des Portfolios w\u00e4hrend der Projektlaufzeit werden kaum wahrgenommen; d.h. ein Projektportfolio-Management im eigentlichen Sinne (Ressourcenplanung, Synergien, Termine, Qualit\u00e4t etc.) fehlt. So existieren in grossen und eher dezentral organisierten Verwaltungen teilweise \u00e4hnliche IT-Projekte nebeneinander, ohne dass Erfahrungen ausgetauscht werden. Zudem fehlen die n\u00f6tigen Vorgaben f\u00fcr ein Reporting an eine zentrale Projektportfolio-Stelle. Die f\u00fcr das Projektportfolio verantwortliche Stelle erh\u00e4lt die n\u00f6tigen Informationen meist nur bei Projektstart und -abschluss. Die im Projektportfolio-Management eingesetzten Softwaretools unterscheiden sich stark. Die meisten Befragten verwenden f\u00fcr die Budgetierung und das Controlling der Projekte Microsoft Excel. Nur wenige setzen spezifische Projektportfolio-Management-Software ein.
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\nNicht nur die Privatwirtschaft, sondern auch viele Verwaltungen sind auf dem Weg zu einer \u00fcbergreifend gef\u00fchrten, zentral organisierten Informatik. Aktuelle Beispiele sind Kantone wie Luzern, Aargau, St. Gallen und Baselland. Die konkrete Ausgestaltung ist im Einzelfall unterschiedlich; allerdings ist IT Infrastructure Library (Itil) weit verbreitet. Der Entwicklungsweg dauert immer mehrere Jahre. Mangels klaren Vorher-Nachher-Messungen kann jedoch kaum einer dieser Kantone eine klare Aussage \u00fcber den Erfolg und den konkreten Nutzen dieser Zentralisierungsmassnahmen machen. Dennoch ist die Frage nach der geeigneten Organisation f\u00fcr die Informatik eines der zentralen Themen in Wirtschaft und Verwaltung. Sie wird auch in Zukunft besch\u00e4ftigen, da sich die Technologiem\u00f6glichkeiten und das Endbenutzerverhalten rasant weiter entwickeln. Dies bedeutet, dass m\u00f6glichst vieles der Informatik gemeinsam, standardisiert und somit synergetisch und preiswert erbracht werden soll.
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\nDie CSPstudy zeigt, dass der Stellenwert der IT innerhalb der Verwaltung zunimmt und die Erwartungen und Anspr\u00fcche der Leistungsbez\u00fcger an diese steigen. In den n\u00e4chsten Jahren werden sich die Vertreter der \u00f6ffentlichen Verwaltung den folgenden Kernthemen widmen:\u2212 Ausbau von E-Government und Open Government;\u2212 Zentralisierung und Standardisierung der IT-Leistungen inkl. Service Management;\u2212 Ausbau des Projektportfolio-Managements;\u2212 zunehmendes Eingehen von Kooperationen und Sourcing.Die befragten Verwaltungen besitzen eine IT-Strategie, steigern zunehmend den Zentralisierungsgrad ihrer IT-Leistungen und suchen Kooperationen, wo ein Alleingang wenig Sinn macht. Der Ausbau des Service Managements ist bei einigen Verwaltungen bereits im Gange. Ebenso gibt es Bestrebungen, das Gebiet Projektportfolio-Management vermehrt zu forcieren und professioneller zu bearbeiten. Dazu besteht ein reger Informationsaustausch innerhalb der Branche wie auch \u00fcber die Branchengrenzen hinaus.
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\nGrafik 1: \u00abWann muss eine Leistung von der zentralen IT bezogen werden?\u00bb
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\nKasten 1: Angaben zur Studie
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\nStudieninhalt
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\nDer Stellenwert der Informatik innerhalb der Verwaltung nimmt laufend zu. Der Wunsch nach verwaltungsspezifischen Erfahrungswerten ist gross. Im Rahmen zahlreicher Beratungs- und Projektmandate hat die CSP festgestellt, dass aktuelle, systematisch aufbereitete und allen zug\u00e4ngliche Erfahrungswerte gr\u00f6sstenteils fehlen. Durch die SIK werden seit Jahren detaillierte Kennzahlen und Daten erhoben und verglichen. Qualitative Aussagen und Interpretationen dazu fehlen jedoch oft.
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\nHauptthemen
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\nIT-Strategie, IT-Organisation und \u2013F\u00fchrung, IT-Sourcing und \u2013Kooperationen, Benchmarking & Referenzen.
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\nStudiendurchf\u00fchrung durch CSP
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\nAls \u00abWegbereiter und Begleiter des Wandels und der Neuerungen\u00bb unterst\u00fctzt die CSP Kunden in den Bereichen Organisation und Informatik. Die \u00f6ffentliche Verwaltung ist eine Schwerpunktbranche.
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\nErhebungsmethode
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\nSchriftliche Vorerhebung mittels Fragebogen; pers\u00f6nliche, strukturierte Interviews; anonyme Auswertung.
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\nTeilnehmer
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\n11 Kantone und 3 gr\u00f6ssere St\u00e4dte der deutschen Schweiz.
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\nBezugsm\u00f6glichkeit
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\nDie Studie kann \u00fcber http:\/\/www.csp-ag.ch<\/a><\/i> bestellt werden.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"