Un numéro d’identification des entreprises unique pour la Suisse

En janvier 2011, l’Office fédéral de la statistique a commencé à introduire le nouveau numéro d’identification des entreprises (IDE), unique et à caractère universel. Celui-ci remplacera progressivement les identificateurs d’entreprise en usage dans l’administration publique. L’IDE permet une utilisation coordonnée des données et contribue à éliminer les redondances. De nombreux processus administratifs entre les entreprises et l’administration ou à l’intérieur de celle-ci s’en trouveront simplifiés. L’IDE jouera aussi un rôle important dans les transactions sous forme électronique et la mise en place de nouvelles applications de cyberadministration. Il contribuera de la sorte à alléger considérablement la charge des entreprises et de l’administration.

La loi fédérale sur le numéro d’identification des entreprises (LIDE)
RS 431.03 est entrée en vigueur le 1er janvier 2011. Elle fournit la base légale de l’introduction à l’échelle suisse du numéro IDE unique et univoque. Parallèlement à l’élaboration des bases légales, l’Office fédéral de la statistique (OFS) a mis sur pied un registre des entreprises central et partiellement accessible au public: le registre IDE, en fonction depuis janvier 2011. Il répertorie les numéros ainsi que les principaux caractères d’identification des entreprises tels que le nom ou la raison de commerce, l’adresse officielle du siège et la mention des inscriptions au registre du commerce ou à celui des assujettis à la TVA. Ces caractères ne sont accessibles au public que si les entreprises concernées sont déjà inscrites dans un registre public (par ex. registre du commerce) ou ont autorisé la publication de leurs données.L’IDE remplacera progressivement les multiples numéros d’identification actuellement utilisés dans l’administration (numéro du registre du commerce, numéro TVA, numéro de décompte AVS, etc.). Cela simplifiera et améliorera les relations entre entreprises et administrations publiques, tandis que la charge administrative incombant aux entreprises sen trouvera allégée.

Entités IDE

Si l’on veut que l’IDE puisse être utilisé efficacement, il importe qu’il couvre les acteurs économiques le plus complètement possible. Pour satisfaire à cette exigence, l’entreprise a été définie de manière délibérément large dans le cadre de la LIDE. Sont considérées comme des entités IDE, les personnes physiques ou morales exerçant une activité économique en Suisse, de même que d’autres entités institutionnelles ou organisationnelles devant être identifiées pour des raisons juridiques, administratives ou statistiques.Pour lheure, le registre IDE contient toutes les entreprises actives inscrites au registre du commerce. Il sera continuellement complété au cours des prochains mois jusqu’à contenir la totalité des entreprises et services administratifs. Toutes les entités enregistrées se verront communiquer leur IDE par écrit avec les informations appropriées ainsi que les droits et obligations qui s’y rattachent.

Services IDE

Le registre IDE est alimenté et mis à jour dans le cadre de processus administratifs existants, ayant trait par exemple aux impôts, au registre du commerce ou au décompte des cotisations AVS. Il n’existe aucune nouvelle obligation pour les entreprises. En revanche, les services administratifs concernés jouent un rôle important dans la saisie de nouvelles entités et l’actualisation du registre. Sont considérés comme services IDE les unités administratives fédérales, cantonales et communales ainsi que les établissements de droit public et les institutions privées chargées de tâches de droit public qui gèrent des fichiers de données concernant des entités IDE et qui entretiennent des contacts avec ces dernières. Ces services sont tenus de communiquer les informations nécessaires à la mise à jour du registre. Ils doivent, en outre, reconnaître l’IDE comme identificateur, le gérer dans leurs fichiers de données et l’utiliser dans l’échange dinformations avec des services et autres entités IDE.L’introduction de ce numéro unique implique un certain investissement initial pour les services IDE. Ces derniers devront peut-être adapter des applications informatiques, des fichiers de données ou des processus. Cependant, comme les services IDE n’ont pas tous la même importance pour le registre et que les coûts d’adaptation et d’exploitation doivent être limités autant que possible, une grande partie d’entre eux n’auront que des obligations restreintes à assumer. Ceux qui seront dans ce cas doivent uniquement reconnaître l’IDE comme identificateur. Cette obligation garantit que les entreprises sidentifieront réellement chaque fois quelles prendront contact avec les autorités.Pour les services IDE, un délai général d’introduction de 5 ans est prévu. Il a été ramené à 3 ans pour les registres importants (par ex. registres du commerce ou des assujettis à la TVA) afin de tirer le plus rapidement possible profit de l’IDE. L’utilisation de l’identifiant sera donc au début limitée à certains contacts importants avec les autorités. D’autres services IDE seront impliqués progressivement, si bien que dans 5 ans au plus tard, le numéro unique pourra être utilisé dans tous les contacts avec les autorités.

Remplacement des systèmes de numérotation existants

Les identificateurs d’entreprise en usage dans l’administration publique seront peu à peu remplacés par l’IDE, afin que ce dernier puisse déployer pleinement son effet d’identificateur uniforme et amener les simplifications voulues en particulier pour l’économie. Cet identifiant remplacera notamment les numéros du registre du commerce. Pour y parvenir, un IDE a été attribué à chaque numéro du registre du commerce. Le nouveau système n’a, cependant, aucune influence sur les tâches et la fonction de ce registre. Le passage des numéros du registre du commerce aux IDE est un processus complexe, car 28 registres du commerce, l’Office fédéral du registre du commerce (OFRC) et la Feuille officielle suisse du commerce (Fosc) doivent achever l’introduction des IDE d’ici à fin 2013. Les registres cantonaux décident de manière individuelle à quel moment, à l’intérieur du délai prescrit, le remplacement a lieu. Lorsqu’un registre cantonal l’effectue, les IDE des entités juridiques actives inscrites dans ce dernier sont communiqués à la Fosc via un fichier de données électronique. Les numéros du registre du commerce concernés sont alors officiellement remplacés par leurs IDE correspondants.Depuis janvier 2011, l’IDE peut être utilisé comme numéro TVA. Un délai transitoire de 3 ans a été fixé, à l’intérieur duquel on peut utiliser au choix l’ancien numéro TVA à six chiffres ou l’IDE. Dès janvier 2014, seul ce dernier aura cours dans ce contexte. Pour le remplacement des numéros de TVA, les entreprises concernées recevront des informations de la part de la division principale compétente.Dans l’administration publique, il existe encore d’autres identificateurs d’entreprise, lesquels seront également remplacés par l’IDE. Celui-ci peut notamment être utilisé dans le domaine des importations/exportations ou remplacer les numéros de décompte AVS.

Conséquences pour les entreprises

Les coûts d’introduction seront faibles pour l’économie, car l’IDE ne crée pas de nouvelles obligations et les informations requises pour identifier l’entreprise sont saisies et mises à jour dans le cadre des contacts administratifs ordinaires. Le remplacement des numéros TVA par les IDE devrait représenter la principale charge de travail pour les entreprises. Il leur faudra en effet procéder à des adaptations de documents et de formulaires selon les prescriptions de la TVA.L’IDE joue un rôle important dans la cyberadministration, car une identification univoque des entreprises est absolument nécessaire pour de nombreux processus administratifs réalisés par voie électronique. L’IDE est un élément d’infrastructure déterminant pour toutes les tâches de l’économie et de l’administration qui requièrent l’identification et le référencement des entreprises. Grâce à lui, on peut développer des systèmes permettant un déroulement des processus administratifs ne nécessitant que la forme électronique. Il est de la sorte possible de réduire la consommation de papier, d’accélérer des processus et de raccourcir des délais. L’IDE aide à poursuivre l’exploitation du potentiel considérable que recèlent les technologies de l’information et de la communication (TIC) et contribue ainsi à accroître l’attrait de la place économique suisse.

Encadré 1: Informations complémentaires

Informations complémentaires

– http://www.uid.admin.ch: registre IDE.– http://www.uid.ch: site Internet d’information sur l’IDE.– http://www.estv.admin.ch: site Internet de l’Administration fédérale des contributions, présentant des informations concernant le remplacement des numéros de TVA .